A home office az új cafetéria?

2020 két slágertémája – a Covid-19 és az otthoni pálinkafőzés – mellé ősszel öles léptekkel zárkózik fel a harmadik: a home office. Az elsőhöz igazából ma már mindenki ért. A másodikon - az első miatt - mindenki erősen gondolkodik, és hazánkban még kormányzati támogatást is kapott. A harmadikról pedig mindenkinek megvan a határozott véleménye. A kérdés jelenleg még legtöbbször úgy fogalmazódik meg, hogy lesz-e home office (hivatalosan távoli munka elérés, vagy távmunka) a Covid-19 után is vagy sem. Érdemes áttekinteni röviden, hogy jutottunk el idáig.

A home office bevezetése

A munka távoli elérésének gyakorlata már évekkel korábban beindult a TMT, vagyis a technológia-média-telekommunikációs szektorban. Nem véletlen, hogy itt indult el először, mert ennek kialakításához szükséges volt olyan újfajta technológiák megszületése, mint a remote desktop technológia, az IP telefonközpontok, biztonság szempontból a virtuális magánhálózat (VPN), a zavartalan emberi kommunikációhoz az online chat és videokonferencia alkalmazások, és még sok egyéb technológiai újdonság, amit értelemszerűen ez az innováció orientált szektor tudott és kezdett először kipróbálni, használni.

Ezzel egyidőben más szektorban is megjelent kísérleti jelleggel, vagy szabályozói okok miatt a távoli eléréses technológiák kiépítése. Például a bankok, biztosítók és befektetési szolgáltatók egy esetleges katasztrófahelyzetre felkészítő projektjeik során kiépítették és begyakorolták, hogyan valósítható meg egy bonyolult üzem távoli elérésben.

Mindeközben egy másik szektorban is jelentős változások zajlottak: a legsikeresebb, főleg amerikai nagyvállalatok által alkalmazott új vezetési-szervezési módszertant részben átvevő, részben formáló menedzsment konzultáns cégek is újfajta szervezetfejlesztési programokkal rukkoltak elő. Egyre fontosabb témává kezdett válni a tanácsadás során a dolgozók különböző típusú autonómiája, és az új típusú motivációs elméletek. Egyre nagyobb hangsúlyt kapott a szervezeteken belüli kohéziós erők között a bizalom és a felhatalmazás. Ezek többek közt olyan átfogó szervezeti átalakításokban kezdtek manifesztálódni, mint a különböző szervezeti hatékonyságnövelő programok, growth mindset programok, alkalmazkodó képesség javító programok vagy az agilis szervezetté válás.

NAGYJÁBÓL ITT TARTOTT A VILÁGBAN A TECHNOLÓGIA ÉS A SZERVEZETFEJLESZTÉS, AMIKOR MÁRCIUSBAN BEÜTÖTT A COVID-19.

Ami számomra egészen döbbenetes volt, az az, hogy néhány hét alatt kiderült, hogy az eddig gyerekcipőben járónak hitt technológia teljes erejével és fegyverarzenáljával készen állt a totális háborús bevetésre. Az alapot most is mindenhez az egyre nagyobb sávszélességű vonalas és mobilinternet jelentette, de hirtelen értelmet nyert az óriásira fejlesztett felhőkapacitás is. Nélkülözhetetlenek voltak a sikerhez a korszerű titkosítással rendelkező virtuális magánhálózatok. És végül a hab volt a tortán a számtalan chat és videokonferencia megoldás.

A vállalatvezetők első megkönnyebbülése után – amit a távoli elérés technikai működőképessége okozott – jött a következő nagy fejtörés világszerte: hogy vizsgázik ebben az új szisztémában az ember. Hogyan dolgoznak otthonról a munkavállalók?

Ezt a szintén rohamléptekben fejlődő digitális technológiának köszönhetően mindenhol el is kezdték mérni és elemezni, így a rövid idő ellenére mára rengeteg adattal, felméréssel és viszonylag sok tapasztalattal rendelkezünk a home office-ról.

Hogyan működik gyakorlatban a home office?

A témát sok hazai cég mellett a nagy nemzetközi tanácsadók is vizsgálták, többek között a PricewaterhouseCoopers is készített több felmérést vállalatvezetők és irodai dolgozók körében, melyekből egy elég átfogó anyag itt tekinthető meg. A felmérésből kiderül: a dolgozók és a vezetők is arra készülnek, hogy a home office valamilyen formája a Covid után is fennmarad és állandósul. (Jó hír az irodafenntartóknak, hogy a vállalatvezetők többsége a home office bevezetése ellenére is a jelenlegi, vagy még nagyobb iroda fenntartását tervezi, csak a korábbiakhoz képest megváltozott funkciókkal.)

A megkérdezett cégvezetők több dologgal is készülnek a Covid utáni időszakra, amiből négyet érdemes kiemelni:

• A vezetők 57 százaléka a korábbi nyolcórás blokkokon felül is biztosítana némi rugalmasságot a dolgozóknak munkaidejük beosztásában.
• 55 százalék kész biztosítani az otthoni munkavégzéshez többlet eszközöket. Laptopot, nyomtatót, monitort, megfelelő széket.
• 43 százalék segítené a dolgozókat abban, hogy együtt alakítsák ki a munkavállalók megfelelő munkaterhelését.
• 42 százalék fogalmazta meg, hogy világos szabályrendszert fektet le arra vonatkozóan, hogy kinek mikor kell elérhetőnek lennie. Mindezt azért, hogy elkerülhető legyen a folyamatos készenléti állapot, és így segítsék dolgozóikat helyes munka-élet egyensúly kialakításában.

JELENLEG ITT TARTUNK, NAGYJÁBÓL ENNYIT TUDUNK. MINDENHOL ZAJLIK A MÉRÉS, ÉRTÉKELÉS, TERVEZGETÉS.

És bár több filozófia irányzat szerint is igazából csak a jelen számít, arra érdemes koncentrálnunk, de jelen esetben mégis érdemes megnézni mit hozhat a jövő. Egy sor érdekes kérdés felvetődik ugyanis.

A korábban megkezdett szervezetfejlesztési munkákat a távoli munkavégzés bevezetése fel fogja gyorsítani. Ebben az alaposan megváltozott helyzetben lesz ugyanis igazán nagy szükség a korábban már sikerrel alkalmazott módszertanra, szervezeti átalakításokra. Azok a cégek, akik ezeket megfelelően tudják implementálni, nyerhetnek a munkaerőpiacon a legjobb munkavállalók elcsábításáért folytatott versenyben, mivel a távoli munkavégzés lehetősége hívószóként működik majd.

Mely szektorok profitálhatnak ebből és melyek azok, akiket e lehetőség hiánya kicsit nehezebb helyzetbe hoz majd munkaerőpiaci szempontból?

A home office jelen formájában leginkább az irodai munkát tudja kiváltani így előnyben van minden olyan cég, ahol ilyen típusú tevékenység zajlik. Ott viszont, ahol a munkavégzés jellegéből adódóan nem lehet a munkát távolról végezni, a korábbinál kicsit nehezebb lesz megtalálni és bevonzani a legjobb munkaerőt. Ilyen például az egészségügy, kiskereskedelem, vendéglátás, gyártás és összeszerelés, szállítmányozás, légiközlekedés. Ezekben a szektorokban idővel ki kell találni azokat az ösztönzőket, amelyekkel vonzóbbá tehető az adott munka. Amennyiben pedig jobb ötletük nem lesz, akkor bizony marad a régi jó eszköz: a több pénz.

És van egy olyan terület, ahol komoly lehetőségek vannak a távoli munkavégzésben és jelenleg kevesen foglalkoznak vele, mert minden ebben ügyködő szereplő jellemzően a forprofit szektorral van elfoglalva. Ez pedig a közigazgatás és államigazgatás.
A közigazgatásban és kormányzati igazgatásban (régi nevén államigazgatásban) az elmúlt 6-8 évben digitalizáció terén komoly előrelépések történtek. Ennek egyik jelentős mérföldköve az ASP rendszer (Application Service Provider) hazai kiépítése. Ez az önkormányzatoknak egységes felületen, felhőalapú szolgáltatásként teszi elérhetővé a feladataik ellátásához szükséges alkalmazásokat.

Az igénybe vehető szolgáltatások köre már most is meglehetősen széles: beletartozik az iratkezelő rendszer, az önkormányzati települési portál, az elektronikus ügyintézési portál (elektronikusűrlap-szolgáltatással), a gazdálkodási, az ingatlanvagyon-kataszteri rendszer, az önkormányzati adórendszer, az ipari és kereskedelmi, valamint a hagyatékileltár-rendszer. Ezeket a rendszereket az önkormányzati dolgozók egy elektronikus személyi igazolvány leolvasóval összekötve otthonról is el tudják érni laptopon vagy vékonyklienseken keresztül. Így a személyes találkozókat leszámítva teljes értékű munkát tudnak végezni bárhonnan.

Nem áll még mindenhol jól az otthoni munkavégzés technológiai kialakítása

Jelentős eltérések vannak minisztériumok, sőt államtitkársági, helyettes államtitkársági területek között is. Van ahol csak céges mailt és ügyfélkapus belépés után szűkített adatbázisokat tudnak elérni otthonról, de van, ahol távoli elérésben már a legfejlettebb önkormányzatokhoz hasonlóan teljes értékű munkát is tudnak végezni.

Amennyiben ezen területeken a jelenleg felhalmozott szervezetfejlesztési tudás igénybevételével a vezetők elkezdik kialakítani a hatékony, világos keretekkel rendelkező távoli munkavégzés rendszerét, azzal a munkaerőpiac egy olyan szegmensét is meg tudják célozni, akik eddig elkerülték ezt a területet. Nagyon nehezen modellezhető még, hogy mennyi bérkompenzációnak felelne meg heti 2-3 nap hatékony home office lehetősége, de abban biztos vagyok, hogy a legtöbb ország költségvetésében szemmel látható tétel lehet, ha jobban képzett munkaerőt tud alkalmazni az államigazgatás és közigazgatás a korábbi bérekért, vagy pont emiatt akár alacsonyabban is tudja tartani a bérköltségét.

Ráadásul ennek a szektornak hagyományosan nagy tapasztalata van a központi tervezésben és szervezésben, így a megfelelő módszertan helyes implementálásával – és a nagyszámú munkaerő miatt – itt lehet a leggyorsabban mérhető sikereket elérni. És a közigazgatási szektor lehet az, amelyik élen járhat a mostanáig meglehetősen döcögősen haladó részmunkaidős munkavégzés felpörgetésében is. Ennek a hatékonyság növelésén túl számos társadalompolitikai előnye is régóta jól ismert.

MINDEZZEL EGYÜTT SEMMIKÉPPEN NEM GONDOLOM, HOGY A HOME OFFICE CSODAFEGYVER.

Nem az. Csak egy olyan eszköz, ami ajtót nyit olyan változásokra, amivel akár a forprofit csakúgy, mint a nonprofit szervezetek vezetőinek érdemes foglalkoznia. A címben feltett kérdésre, vagyis, hogy a home office lesz-e az új cafetéria, a válaszom kettős. Egyrészről igen, de igazából nagyon nem. Egyetlen egy dolog miatt lesz kicsit olyan, mint a cafeteria, mégpedig azért, mert az álláshirdetésekben a cégek HR vezetői a home office lehetőségét is odabiggyeszthetik az „amit kínálunk” rovatban a cafetéria mellé.

Ami miatt viszont teljesen más lesz, az a következő: a cafetéria nagyon trükkösen ugyan, de alapvetően egy döntési helyzetet szűkítő juttatás. Igazából adóoptimalizálással tereli a munkavállalók elkölthető jövedelmének egy részét egy, a kormányzat által preferált szolgáltatási típus irányába. Nincs ezzel baj, ez erre egy nagyon jó eszköz. Jóindulatúan úgy is fogalmazhatunk, hogy a jogalkotók ezzel az eszközzel ösztönözték (mondhatnám nudge-olták) a társadalom széles rétegeit a rekreációs tevékenységek irányába.

Ezzel szemben a távoli munkavégzés lehetősége a munkavállaló szempontjából egy szabadságfok tágító juttatás. Ennek a helyes implementálása éppen ezért sokkal bonyolultabb feladat és éppen emiatt nem mindegy, hogy ez hogyan történik. Jogkört, hatáskört, döntési kört, önrendelkezést, vagy bármilyen emberi szabadságon alapuló tevékenységet mindig sokkal egyszerűbb szűkíteni, mint tágítani. Mozgásteret szűkíteni mindenki tud. A tiltás nem művészet. De a szabadságot tágítani: az mindig komoly átgondolást és tervezést igényel. A növekvő szabadság megfelelő menedzselés nélkül általában káoszhoz szokott vezetni.

(Címlapkép: az otthoni munkavégzés technikai kihívásai, forrás: Glenn Harvey / The New York Times)

Jelen blogbejegyzés a szerző magánvéleményét tükrözi, amely nem feltétlenül egyezik a Concorde Csoport hivatalos álláspontjával.